¿Qué Es Lo Más Valioso Que Tienes?
¿Qué es lo más valioso que tienes?
- Es tu tiempo?
- Tus inversiones ?
- Tus habilidades?
- Tu salud?
¡Lo más valioso que tienes es TU TIEMPO !
El tiempo nunca mas lo vas a tener ,las otras cosas puedes no las tener ,pudes perlas incluso peros siempre puedes volver a tenerlas. ¡El tiempo ,no, no vuelve nunca mas !
Piensa. Si utilizas tu tiempo de manera eficiente , lo más que probable es que seas capaz de conseguir tus tareas.
El tiempo es uno de los recursos más importantes, escasos y caros para el cual no existe un substituto. El tiempo es una de las muchas variables que deben ser manejadas si se desea alcanzar objetivos predeterminados.
Si quieres tener más dinero, influencia o mejorar tus relaciones que tienes con los demás , un buen uso de tu mejor activo ,el tiempo, te colocara delante de la mayoría de las personas .Asi que la gestion del tiempo y productividad es la clabe del exíito.
No hay nada que requiera una atención tan importante como la forma de invertir tu a tiempo .Una cosa es cierta: las personas más efectivas y exitosas son expertos en la gestión del tiempo y tienen el mismo número de horas en el día ¿cómo lo hacen?.
La gestion del tiempo y productividad no tiene nada que ver con magia, ni ampliar el tiempo para adaptarse a tus necesidades, sino de saber utilizarlo de manera más efectiva. Se trata de una auto-gestión, en vez de tiempo de gestión.
Los ladrones del tiempo
Para saber gestionar bien el tiempo, primero hemos de saber identificar quiénes son nuestros ladrones del tiempo. Los más típicos son:
- No planificar
- No priorizar
- Las interrupciones
- No centrarse
- No delegar
- No saber decir que NO
- El teléfono
- Reuniones interminables e inútiles
- Todo es urgente
- La dilación de las tareas
- La Multitarea
Estos son algunos consejos sobre gestion del tiempo y productividad:
- Cria una Agenda
Una agenda es esencial para cualquier persona que quiera organizar su tiempo. Los motivos son que permite:
– Planificar
– Organizar
– Priorizar
– Recordar
Sin ella, nunca podremos usar el tiempo eficazmente,una de los mayores focos de estrés es el pensar en las tareas que tenemos que hacer y que no se nos pueden olvidar. Al tener una agenda y usarla correctamente, esto desaparece automáticamente, ya que no necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por nosotros.
Se recomienda las agendas electrónicas disponibles en tu computadora o en el mobil,ya que las de papel no se pueden sincronizar con el ordenador, hay que actualizarlas de un año para otro, hacen más complicado la priorización, no son buenas cuando se tiene que reorganizar una semana, etc.
Pero la de papel tambien sirve ,la del mobil,etc
- Identificar lo que es realmente importante:
Identificar lo que es realmente importante en tu vida y desarrollar tus actividades y objetivos en torno a estas grandes tareas. Tener claros los valores fundamentales para que cuando tu tomes decisiones no te paralices.
- Identificar cuáles son tus factores de pérdida de tiempo:
¿cuánto tiempo pasas viendo la televisión? ¿Cuántas actividades puedes delegar a otros? ¿Vives tu en un ambiente desordenado que drena tu energía? ¿Qué actividades puedes eliminar sin ninguna repercusión especialmente importante? ¿Cuánto tiempo pasas preocupandote por cosas que no están dentro de tu círculo de influencia?
- Eliminar la postergación.
Simplemente lo dejas claro y simple. Identificar por qué estás postergando y desafiar tus suposiciones. Si eres un perfeccionista ? Aprender a manejarlo. Haz una lista de tareas pendientes que son imposibles de dejar pasar? – Recorta la lista. ¿Te sientes abrumado con algunas tareas de gran tamaño?
- Planificar tu dia,semana,mes.
Utiliza un sistema de planificación tal como una lista de tareas diarias. Ten una lista de tareas pendientes, te ayudará a concentrarte en las grandes actividades de la vida, especialmente si tienen prioridad.
- Planea la tarea más difícil y hazla primero.
Después no tendrás energia para desarrollarla, las menos difíciles puedes hacerlas despues.
- Centrarse en la tarea en cuestión.
No hacer muchas cosas al mismo tiempo. Concentrate en una tarea en particular, logra hacerla y luego sigue adelante. Sí eres capaz de realizar varias tareas, esta bien pero es mejor concentrarse en una sola a la vez.
- Dar un plazo estricto a las reuniones o actividades.
Asegúrate de que tu sales con ideas y deberés claros de la reunión, de lo contrario, es sólo una pérdida de tiempo.
- Aprende a delegar con eficacia.
No caigas en tareas que no tienes la obligación de hacer o que no son beneficiosas para ti y tu desempeño. Asegúrate de delegar en personas que tienen conocimientos, aptitudes y delega una tarea completa. Ofrecer ayuda si es necesario.
- Saber decir que NO
Tenemos que aprender a decir que NO y ser conscientes que no tenemos por qué hacer todo lo que la gente nos pida. Si siempre hacemos lo que nos piden acabamos trabajando para los demás y no haremos cosas para nosotros mismos.
Para decir que no he de:
– Dar una razón
– Ser diplomático
– Sugerir otra persona si no soy el indicado
– No retardar la decisión de aceptar la tarea. Si en vez de decir que no, lo voy posponiendo, no sólo doy mala impresión, sino que le hago una faena a la otra persona.
Las interrupciones l mayor ladron de la gestion del tiempo y productividad
Las interrupciones para la gestion del tiempo y productividad son uno de los problemas mayores.Hemos de idear un método para que nos interrumpan lo menos posible. El problema de las interrupciones es que hacen que una tarea se alargue. Cuando somos interrumpidos y volvemos a la tarea, perdemos unos cuantos minutos releyendo lo que estábamos haciendo y pensando, hasta que al final conseguimos volvernos a centrar.
- Evitar las interrupciones
Las interrupciones más típicas son:
- El teléfono
Cuando estemos en una tarea que requiera concentración no debemos contestar el teléfono. Lo que hacemos es pedir que la gente deje mensaje (en el buzón de voz o a la secretaria) y nos ocuparemos la llamada más adelante.
Todos, entre los que me incluyo, tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser es el mensaje. Por esto hay que coger el hábito de escuchar el contestador nada más terminar la tarea, y si nos encontramos que hay una tarea urgente o prioritaria que hay que acometer, dejaremos lo que estamos haciendo, pero si no la programaremos dentro de nuestra agenda.
Yo lo que peor llevo son las personas que cogen el teléfono cuando estás reunidas con ellas. Estas personas no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo. Si has quedado con antelación con alguien, no cojas nunca el teléfono; la persona con la que estás reunido se ha preocupado de pedir una cita, de acudir a ella, y la debes un mínimo de respeto. Si atiendes el teléfono, estás perdiendo tu tiempo y el de la otra persona. - Las visitas indeseadas
No debemos aceptar visitas no programadas. Para ello si tenemos secretaria o ayudante, le pediremos que no nos pase citas si no han sido previamente programadas.
Además, tenemos que dejar claro a todo con el que trabajamos que no nos gusta que nos interrumpan, y que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita. Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y la programaremos en un momento que nos venga bien.
Si de todas formas alguien se mete en nuestro despacho, es aconsejable levantarse y evitar que la persona se siente, así la conversación será más breve.
- El orden
Hay que tener las cosas bien ordenadas ya que se pierde mucho tiempo buscando cosas (hasta ¼ de la jornada laboral). Además el tener las cosas desordenadas produce una mala imagen y angustia (porque vemos toda la cantidad de cosas en las que estamos metidos).
Hay que tener ordenado
– la mesa
– los ficheros
– la documentación
– el material de oficina
Cuando nos llegue un papel, no hay que dejarlo por en medio, hay que archivarlo inmediatamente usando una metodología de archivo consistente que nos permita encontrar la información rápidamente.
Trataremos sólo un asunto en cada momento, luego en la mesa sólo habrá los papeles del asunto que esté tratando, el resto estará en los archivos.
- El Correo electrónico
Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes. Además la gente tiene las bandejas de entradas llenas de cosas pendientes o tareas por realizar.
El correo electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz, pero se está usando muy mal. Aquí te voy a dar sólo un par de consejos:
– Usa un buen antispam.
– Desapúntate de las listas de distribución en las que no estés interesado.
– Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado.
– Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegue. Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última de la tarde.
– Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas carpetas. Por ejemplo, haz que los e-mails de determinadas personas o con determinados asuntos vayan automáticamente a su respectiva carpeta.
– No dejes nunca e-mails en la bandeja de entrada. Archívalos.
– Usa carpetas especiales para archivar las cosas que tienes que hacer (ej @PENDIENTE). Yo uso la @ para que esas carpetas queden las primeras. Cuando hagas la tarea archívala inmediatamente.
– Crea una carpeta tipo @SEGUIMIENTOS donde metas copia de todos los e-mails donde pides a la gente que haga cosas.
- Evitar distraerte
Evitar distraerte con llamadas telefónicas o faxes o emails, o llamados de personas durante las actividades que debes concentrarte en forma intensiva, a no ser que tengan que ver con el deber que estás haciendo. Da instrucciones claras a tu secretaria de no ser interrumpido, por ejemplo.
- No postergar
Nunca dejes una situación en la que se requiere tomar una decisión importante o una acción específica. Tomar una acción de inmediato te asegurará ahorrar tiempo en el futuro. Si postergas una decisión de una acción, está vendrá de nuevo a ti y perderás más tiempo tratando de resolver las consecuencias.
- Enumera las tareas que deseas realizar
Uno de las razones principales de la gestion del tiempo y productividad es porque no sabemos qué hacer o qué tarea abordar primero . Cuando se ha preparado una lista de tareas que cumplir , hay una buena probabilidad de no adiar las cosas para más tarde.
Además , escribir las tareas te permite a tu subconsciente absorber tus objetivos y hacerlos con menos esfuerzo.
Crea zonas flexibles
Supongamos que tiene que escribir en el blog , pero no tienes idea de que escribir debes ser lo suficientemente flexible para moverte a otro trabajo rápidamente y volver a escribirlo más tarde, cuando ya tienes algo
Si tiene algo importante que hacer en tu computadora y de repente se produce un corte de energía , debes inmediatamente hacer otra tarea y cuando la electricidad volver retornas .
- Levántate temprano
Cuando te levantas tarde, ya has perdido la mayor parte del tiempo y estás menos motivado para hacer frente a tu lista de cosas que hacer. Puede ser que vas procrastinar las cosas hasta el final del día.
Siete u ocho horas de sueño es perfecto. No dormir más que eso.
- Dedica una cierta cantidad de tiempo para cada tarea
Supongamos que piensas que necesitas una hora para escribir en el blog. Entonces no debes gastar más de una hora para escribir un artículo . Si se excede este tiempo, deja de escribir termínalo así mismo ,o divídelo en partes ,mañana haces la parte 2 y continuas con la siguiente tarea.
Si bien esta práctica puédete molestarte y hacer que te sientas decepcionado con tu productividad te permitirá no exceder el tiempo asignado a una tarea en el futuro. Este método crea una disciplina, y te permite realizar cosas en un tiempo limitado que antes ni siquiera las
- Estar motivado
A veces, la dilación le las tareas se debe a que en realidad no crees en el plan que sigues te llevará en cualquier lugar .
En tal caso, el problema no es la gestión de su tiempo, pero el nivel de motivación. O el propio plan . Examina tu plan para asegurarte de que se ajuste a tus valores, prioridades y que estás motivado para seguirlo.
De lo contrario, perderás el precioso tiempo yendo a ninguna parte
Conclusión
Espero que hayas encontrado este artículo útil y que sigas mis consejos. Si te tienes que quedar con e ideas estas son:
– Usar agenda electrónica.
– Programar según mis objetivos.
– Priorizar según importancia, no según urgencia.
Si me haces caso en solo estos 3 puntos verás cómo te cundirá mucho más el tiempo.
Suerte!
¿Y tú?
¿Cuál es tu activo más valioso?
¿Cuál es tu actitud en relación con el tiempo?
¿Qué hacer para utilizar el tiempo de manera más eficaz ?
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